Whistleblowing- / Hinweisgebersystem

Was ist unter Whistleblowing zu verstehen?

Whistleblower (dt. Hinweisgeber*innen) sind Personen, die einen potentiellen Regelverstoß, Missstände oder juristisch strafbares und unethisches Verhalten bemerkt haben und dieses aufdecken wollen – im Idealfall, bevor eventuelle negative Folgen eintreten.

Über einen Meldekanal berichtet die hinweisgebende Person, was ihr aufgefallen ist. Sie sorgt durch ihre Meldung dafür, dass die Informationen bekannt werden und die Organisation dem Hinweis nachgehen und bei Bedarf entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen kann.

Wir nehmen Ihre Hinweise ernst…

Unser oberstes Ziel ist der Schutz unserer Klient*innen und Mitarbeiter*innen. Ihre Hinweise können dazu beitragen, schwere Schäden sowohl von einzelnen Personen wie auch von unserer Einrichtung als solche abzuwenden. Aus diesem Grund sind Ihre Rückmeldungen für uns sehr wertvoll und wichtig. Jedem zielführenden Hinweis wird sehr diskret nachgegangen.

…und behandeln sie streng vertraulich.

Obwohl eine gute Absicht dahintersteht und durch Whistleblowing Straftaten und unethisches oder ungesetzliches Verhalten aufgedeckt oder verhindert werden sollen, wird es nicht nur positiv gesehen. Es ist häufig vorurteilsbehaftet und kann mit Verrat oder Bespitzelung gleichgesetzt werden, was einem vertrauensvollen Umgang im Unternehmen entgegensteht.

Aus diesem Grund behandeln wir Hinweise streng vertraulich und bieten über das Formular am Ende dieser Seite die Möglichkeit, diese anonym an die Geschäftsführung zu übermitteln.

Wir werden zu keiner Zeit Hinweisgeber*innen ungewollt direkt kontaktieren noch Opfer oder beschuldigte Personen ungeschützt mit den Inhalten konfrontieren.

Wie gebe ich meine Hinweise weiter?

Wir stellen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Ihre Hinweise anonym an die Geschäftsführung zu übermitteln:

1. Sie können das Online-Formular nutzen. Dieses wird über einen sicheren externen Anbieter bereitgestellt und direkt an die Geschäftsführung übermittelt
2. Sie füllen die Word-Datei am Computer oder die PDF-Datei händisch aus und übermitteln den Ausdruck an die Geschäftsführung

In allen Varianten besteht die Möglichkeit, Kontaktdaten (E-Mailadresse oder Telefon-/Mobilnummer) für eventuelle Rückfragen bereitzustellen. Diese Angaben sind absolut freiwillig und nicht zwingend erforderlich.

 

Hinweisgeberkanal

Warum wird ein Hinweisgeberkanal benötigt?

Nach Umsetzung der europäischen Hinweisgeberschutz-Richtlinie in ein nationales Gesetz, sind Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern*innen seit dem 02. Juli 2023 dazu verpflichtet, einen Hinweisgeberkanal zu implementieren.

Da auch unsere Organisation von dieser Verpflichtung betroffen ist, erhalten sie nachfolgend die Möglichkeit, auf eventuelle Gesetzesverstöße innerhalb der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH aufmerksam zu machen und diese über unseren Hinweisgeberkanal zu melden.

Darüber hinaus möchten wir ganz im Sinne unseres Mottos „Kreativität und Initiative weisen den Weg in die Zukunft“ unseren Mitarbeitern*innen eine Stimme geben, sodass Sie aktiv am Verbesserungsprozess involviert sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn durch Hinweismeldungen mögliches Fehlverhalten von Einzelpersonen frühzeitig erkannt und diesem entgegensteuert werden kann. Somit leisten Sie einen großen Beitrag zur Verbesserung unserer Unternehmenskultur und helfen uns ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen und unsere Organisation vor größeren Schäden zu bewahren.

 

Was ist ein*e Hinweisgeber*in und wer kann als solcher eine Meldung über den Hinweisgeberkanal abgeben?

Als Hinweisgeber*in bezeichnet man eine Person, die Informationen über Missstände und/oder Gesetzesverstöße innerhalb eines Unternehmens erkennt und diese an die verantwortliche Stelle im oder auch außerhalb des Unternehmens verweist.

Die Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) begrenzen den Kreis der Personen, die als potenzielle*r Hinweisgeber*in in Frage kommen, auf den beruflichen Kontext. Hinweisgebende können folglich nur Meldungen über Verstöße in Bezug auf Personen oder Institutionen abgeben können, mit denen sie beruflich in Kontakt stehen. Dies erfasst sowohl vergangene als auch ausstehende Beschäftigungsverhältnisse.

Hierzu zählen insbesondere:

• Arbeitnehmer*innen, auch ehemalige
• ehrenamtliche Mitarbeiter*innen
• Dienstleister und deren Mitarbeiter*innen
• Anteilseigener*innen und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens angehören
• aber auch: Dritte, die mit Hinweisgebern*innen in Verbindung stehen und in einem beruflichen Kontext Repressalien erleiden könnten (z.B. Kolleg*innen)

 

Was wird über den Hinweisgeberkanal gemeldet?

Damit solch eine Hinweismeldung möglich ist, muss der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen. Dies wäre der Fall, sofern es sich um einen Verstoß gegen folgende nationale und EU-Vorschriften handelt:

 

1. Verstöße, die strafbewehrt sind (umfasst jede Strafvorschrift nach deutschem Recht)
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
3. Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder
4. Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurde. Der Gesetzgeber hat hierzu einen bestimmten Katalog festgelegt, welcher nachfolgende Anwendungsbereiche erfasst:

• Öffentliches Auftragswesen
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie
• Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und -konformität
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
• Sicherheit von Netz- und Informationsdiensten

​

Wie kann ich eine Hinweismeldung abgeben?

Um eine Hinweismeldung über unseren Hinweisgeberkanal abzugeben, sind hierzu einige Punkte zu beachten.

Jede eingehende Hinweismeldung wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH mit Sitz in Frankfurt am Main entgegengenommen und bearbeitet. Hierbei handelt es sich um unseren unabhängigen Hinweisgeberschutz-Beauftragten, welcher von der Geschäftsführung beauftragt wurde.

Die Hinweismeldung kann über mehrere Meldewege abgegeben werden. Neben der elektronischen Meldung über das Hinweisgeberformular sowie einer E-Mail Meldung, besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit die Hinweismeldung in schriftlicher oder mündlicher Form abzugeben. So kann unser externer Hinweisgeberschutzbeauftragter auf dem Postweg, telefonisch oder auch persönlich kontaktiert werden.

 

Wie wird die Hinweismeldung geschützt?

Jede eingehende Hinweismeldung wird ungeachtet des Meldeweges vertraulich behandelt und entsprechend geschützt.

Das bedeutet, dass Ihre Identität ausschließlich dem Hinweisgeberschutzbeauftragten bekannt sein wird und er diese ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht veröffentlichen wird. Darüber hinaus werden auch die Inhalte Ihrer Meldung ausschließlich einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich sein, die darüber hinaus einer Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen oder weitere Repressalien brauchen sie dabei nicht zu befürchten. Dies wäre nach dem Hinweisgeberschutzgesetz unzulässig, sofern die Voraussetzungen für den Hinweisgeberschutz erfüllt sind.

Um sicherzustellen, dass Ihre Meldung vertraulich behandelt wird und die Integrität des gemeldeten Sachverhalts jederzeit gewahrt bleibt, bitten wir sie, für die Abgabe einer Hinweismeldung, ausschließlich den untenstehenden Link zu nutzen. Somit kann gewährleistet werden, dass nur berechtigte Personen Zugang zu ihrer Hinweismeldung erhalten.

 

Welche Voraussetzungen müssen für den Hinweisgeberschutz vorliegen?

Damit Sie als Hinweisgeber*in vom Schutzanspruch profitieren können, müssen insgesamt 3 Voraussetzungen erfüllt sein.

1. a)  Wahrheitsgehalt der Information

Es müssen hinreichende Gründe vorliegen, die Sie zur Annahme veranlasst haben, dass die zum Zeitpunkt der Meldung vorgelegten Informationen bezüglich des Gesetzesverstoßes der Wahrheit entsprachen.

1. b) Sachlicher Anwendungsbereich eröffnet

Der gemeldete Verstoß bezieht sich auf eine Handlung oder Unterlassung, die vom sachlichen Anwendungsbereich erfasst wird.

1. c) Nutzung des zulässigen Meldeweges

Es wurde der interne oder externe Hinweisgeberkanal genutzt, um die Hinweismeldung zu übermitteln. Bei dem externen Meldeweg handelt es sich um einen Hinweisgeberkanal, welcher von einer Behörde gesteuert und verwaltet wird.

Generell besteht für Unternehmen keine Verpflichtung Hinweismeldungen zu verfolgen, die nicht unter den sachlichen Anwendungsbereich fallen.

 

Was darf nicht über den Hinweisgeberkanal gemeldet werden?

Der Hinweisgeberkanal ist ausschließlich der Meldung von Verstößen gegen nationale oder EU-Vorschriften innerhalb der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH vorbehalten.

Für Meldungen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen und es sich demnach auch nicht um einen Gesetzesverstoß handelt, wie z.B. allgemeine Verbesserungsvorschläge, persönliche Anliegen oder allgemeine Beschwerden, die in keinem Zusammenhang zu einem Gesetzesverstoß oder einem sonstigen rechtlichen Missstand stehen, ist dieser Hinweisgeberkanal nicht angedacht. In solch einem konkreten Fall sind die dafür vorgesehen Wege und Plattformen zu nutzen.

Dies betrifft gleichermaßen auch Gesetzesverstöße in externen Einrichtungen, wie etwa in Schul- und Bildungseinrichtungen, in welchen Beschäftigte der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH eingesetzt werden. Sollten Sie einen Gesetztesverstoß innerhalb einer solchen Einrichtung bemerken, ist dies nicht als Verstoß innerhalb unserer Organisation zu bewerten und somit auch nicht über unseren Hinweisgeberkanal zu melden. In diesem Fall können Sie eine Meldung über den Hinweisgeberkanal der jeweiligen Organisation durchführen.

Wie wird mit vorsätzlich falschen, missbräuchlichen oder grob fahrlässigen Hinweismeldungen umgegangen?

Bitte beachten Sie, dass die Abgabe einer Hinweismeldung die auf einer Unwahrheit basiert und dennoch vorsätzlich oder grob fahrlässig gemeldet wurde dazu führen kann, dass der*dem Hinweisgeber*in neben dem Verlust des Schutzanspruches auch Sanktionen sowie Schadensersatzansprüche auferlegt werden können.

Wir möchten jedoch betonen, dass bei der Bearbeitung von Hinweismeldungen zunächst die Unschuldsvermutung in Bezug auf die angezeigte Person oder den Vorwurf gilt.

 

Der Weg zum Hinweisgeberkanal:

https://kanzlei-leu.de/hinweisgeberkanal-projuventa/

 

Hinweisgeberkanal Datenschutzerklärung

 

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH

Theodor-Heuss-Str. 19/13
72762 Reutlingen
E‑Mail: info@pro-juventa.de

und

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
E-Mail: info@kanzlei-leu.de

Die oben genannten Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberkanal erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.

​

2. Kategorien betroffener Personen

Über den Hinweisgeberkanal kann jede Person, die mit der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH in einem beruflichen Kontext steht, einen Missstand in unserer Organisation melden, einschließlich möglichem Fehlverhalten von Arbeitnehmern*innen.

Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über Betroffene und andere Personen enthalten. Infolgedessen werden drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet:

(a) Hinweisgebende Person, d.h. die Person, die eine Hinweismeldung abgegeben hat;

(b) Arbeitnehmer*innen der pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH, die möglicherweise gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen haben;

(c) weitere Personen, die im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt stehen.

 

3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung

Im Rahmen der Datenverarbeitung, werden die nachfolgenden Datenkategorien der unter Punkt 2 genannten Betroffenen verarbeitet:

(a) Hinweisgebende Person: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), Identität (z.B. Name) und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über die hinweisgebende Person, werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Ihre angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.

(b) Arbeitnehmer*innen: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten.

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.

​

4. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erhalten die durch uns verarbeiteten Daten der Arbeitnehmer*innen (b) und der weiteren Personen (c) aus der Hinweismeldung der hinweisgebenden Person (a). Je nach Einzelfall, kann unsere Organisation für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen, einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen, heranziehen.

 

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

(a) Hinweisgebende Person: Die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(b) Arbeitnehmer*innen: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass ein*e Arbeitnehmer*in eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation wie bei Arbeitnehmern*innen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

 

6. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

 

7. Datenübermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umfang personenbezogene Daten an Dritte weiter.

Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisation.

​

8. Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können hinweisgebende Personen die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Arbeitnehmer*innen sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von hinweisgebenden Personen zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.

Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.

​

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

(a) Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (pro juventa gemeinnützige Jugendhilfegesellschaft mbH)

(b) Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH)

​

10. Datenschutzbeauftragter

Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

Wilfried Lever

Theodor-Heuss-Str. 19/13

72762 Reutlingen

E‑Mail: datenschutz@pro-juventa.de